客戶推薦-用企業大師考勤管理讓員工上班打卡彈性更有效率- 104雲端企業大師

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企業大師是一個很聰明的工具,自動提醒新版勞基法還畫好重點

104 企業大師可以設定連上公司 Wi-Fi 打卡,外勤人員也能用 GPS 打卡。每日例行打卡上的彈性也讓員工「比較沒有被管理的感覺」,員工心情好,生產力自然會高。

涂富閔 Eric

愛料理人資經理

自動提醒新版勞基法還畫好重點

去年從一例一休到 勞基法修法 一連串的制度變更,讓人資們非常頭痛,若是手動調整紀錄與規則,還得花上大量的溝通與資料處理成本, 相較之下採用數位化系統就方便得多。

這次我們訪問到愛料理人資經理涂富閔 Eric ,談談使用數位人資管理工具的心得,看看與傳統的管理方法有哪些不同。

Eric 說,愛料理過去是使用門禁卡紀錄統計出勤狀況,不過資料抓出來只有記錄進出卡號,所以需要人工比對、整理,再去檢驗有無符合規範。

現在愛料理改用雲端管理系統,採用的是 104 企業大師 。由於 104 人力銀行在人力資源領域已有 20 幾年的經驗,因此對勞動相關法規及人力產業訊息都相當敏銳, 人資也可選擇定期透過郵件、推播、公告等接收重要資訊。這一波大修法後,Eric 第一時間就收到了 104 發送的重點整理,104 企業大師還會自動根據法規建議調整對應設定,幾乎可以無痛轉換新制。

Eric 舉例,勞基法新制影響較多是排班時數,一但超過上限系統就會自動跳出警告,近期相關新聞也會整理起來,一次集中通知。尤其不用再擔心每年都會翻修的勞健保級距,系統都會自動選取正確的級距「更新 很快,不用擔心新進同仁資料設定錯誤。」

員工最愛行動打卡

出缺勤打卡對上班時間和工作地點都很彈性的網路公司而言,是一項難以適應的每日作業,傳統公司放在門口的打卡鐘,到了網路世代就顯得有些不合時宜了。

在人資管理系統中,愛料理員工最常使用也最有感的功能,非打卡莫屬。在使用 104 企業大師之前,愛料理是請員工登記常用悠遊卡號,由悠遊卡充當門禁卡,並抓出第一筆與最後一筆感應資料為上下班時間。

這種做法儘管已經比紙本打卡便利,但是缺點不少,愛料理人資經理涂富閔 Eric 就提到常有員工忘了攜帶或搞丟悠遊卡。

104 企業大師支援網頁版和 App 行動版,有專屬 App 可以 行動打卡 ,更符合現代人習性。「有人會忘記帶悠遊卡,但是大家都有手機恐慌症,很少人會忘記帶手機。」 Eric 觀察,員工也回饋行動打卡很便利,由於 104 企業大師可以設定連上公司 Wifi 才能打卡,同事進入大樓前就能準備連線打卡,外勤人員也能用 GPS 打卡。就算流程順暢到無感也不怕忘了打卡,App 可以選擇推播提醒。他認為, 每日例行打卡上的彈性也讓員工「比較沒有被管理的感覺」,員工心情好,生產力自然會高。

降低溝通成本

對 Eric 來說,使用雲端系統還能讓他不必再一直回答重複的問題。

面對主管,過去請假使用紙本簽核浪費資源不說,還得經過層層上報蓋章。要特地在忙碌的行程中將老闆「攔截」下來簽章更是難上加難,往往把簽核流程拖地冗長。員工方面,由於資訊不透明,又對於薪資、假期等計算規則不熟悉,每位員 工有事都會直接問 Eric,因此他工作中就得不斷重複回答類似的問題。「就算當面說明或是做成文件,也很少有人可以自行理解。」

Eric 認為使用雲端管理系統的好處就是紀錄留存在同一個地方,可以讓所有主管和員工自主填寫,而且頁面資訊一目瞭然,只要教一次之後直接操作系統就能上手,員工通常不用一週就能應用自如。

輸出方面,104 企業大師可以自動產生報表,包括出缺勤、人員組成等數據,通通都能自動提供給主管,不必手工統整。

為什麼選 104 企業大師

對於新創來說,採用雲端系統相較紙本有行動化、快速、簡化流程等優點。不過愛料理還有一點比較特別,那就是「休假條件優於勞基法」所以有很多客製需求。Eric 提到,愛料理有額外提供生日假及更多的病假等 等,而 104 企業大師「是一個很聰明的工具」,在此類細節上彈性很大,可以自行設定規則而不必手動輸入。Eric 分享過去經驗,「有些舊系統還得送回原廠訂製」,一來一往又消耗掉許多時間。

而且新創團隊人力精簡,通常人資人手不多,也沒有聘雇內部法務人員,因此 104 常提供勞工法規新知,以及人資同學會社群法令諮詢分享,都相當有幫助。

根據 Eric 收到的意見回饋,對於老闆來說,使用便利與美觀是最吸引人的兩大要素。104 企業大師擁有專業 UI、UX 成員,介面與流程改進的速度相當快,平均一個月會更新 2-3 次,在各種裝置上操作起來都很順暢。

有問必答的服務人員

另外人資若設定上碰到問題,還可洽詢客服,大約 1-2 週就能設定完薪資及出勤打卡功能。

談到客服,Eric 似乎印象深刻。不僅一通電話有問必答,還能拯救操作錯誤。「去年底到元旦的假期計算,曾經按錯曆年制和週年制的選項,把同事整年的請假期限都改了。還好客服很熱心,幫我們把資料救回來。」Eric 認為,除了系統功 能的優勢, 104 企業大師提供的服務也能救人資於水火之中。

人力資源管理這塊領域中,對於在地環境與法規的知識往往才是核心優勢,104 企業大師背後團隊有在中國、台灣的數十年人資經驗,從工程師到產品企畫,人人都對領域趨勢相當敏銳,公司定期會舉辦法律調整課程, 客服更是每週都必須參與訓練,了解法規。

更難能可貴的是, 104 企業大師光是靠著 104 人力銀行的品牌就能獲取不少用戶,卻沒有資深品牌功能雜亂、使用者體驗差的毛病,反倒在界面和使用者經驗下足了功夫。

每家公司也許需求不同,不過以上 Eric 提到的考量卻都是新創或網路公司常碰到的痛點。想要導入人資系統的讀者,不妨參考以上幾個面向,選擇適合的方案。以愛料理的案例而言,Eric 比較過台灣本地的雲端系統, 104 企業大師 的體驗與美觀度少說也有前三名,加上豐富的背景資源,特別對於需要彈性管理、加速內部流程的新創而言,算是相當聰明的選擇。

文章內容來源: inside 手機打卡好方便!雲端人資管理系統怎麼挑?專訪愛料理人資經理涂富閔