自訂表單是什麼？最實用的電子簽核數位工具一次掌握！
隨著企業人事流程日益複雜，傳統的紙本或 Excel 表單已難以應對。資料分散、流程難以追蹤，常導致效率降低，還增加犯錯風險，特別是在跨部門協作與資訊同步方面，容易造成溝通落差。
為解決這些問題，企業需導入具備電子簽核與流程整合功能的的數位工具。透過「自訂表單」功能，企業可依需求設計欄位與簽核權限，支援跨裝置操作，協助人資部門統整資料、簡化流程，全面提升處理效率。
本文目錄
➤ 自訂表單是什麼？為什麼企業越來越常用？
➤ 企業導入自訂表單有哪些好處？
➤ 常見表單範例與設計靈感
➤ 如何開始建立你的第一張自訂表單？（操作教學）
➤ 導入自訂表單的企業這樣說（客戶實例）
➤ 自訂表單常見問答（FAQ）
➤ 現在開始打造你的企業表單管理系統
自訂表單是什麼？為什麼企業越來越常用？
自訂表單是一種能根據企業實際需求，自由設計欄位、設定簽核流程與使用權限的線上表單工具。不同於制式表單，只能單向填寫、無法串流程，自訂表單可支援從申請、電子簽核、通知到資料回傳的一條龍流程設計，讓日常作業更彈性，跨部門協作也更即時。
隨著企業積極推動流程數位轉型，許多組織選擇以「104 企業大師」作為表單管理系統。其自訂表單功能不限制使用張數，企業可依部門職能或應用情境，靈活建立各類電子表單，如請假單、費用申請單、遠距辦公申請單等，大幅加快電子簽核效率，突破管理瓶頸。
常見功能包含：
- 表單欄位設計（如文字輸入、下拉選單、檔案上傳等）
- 簽核流程設定（如多關卡核准、提醒通知）
- 權限控管（設定誰可填寫／審核／查閱）
- 系統通知（自動填單提醒、駁回或簽核進度）
- 支援跨平台操作（支援網頁與 App 同步使用）
- 串接人資系統（整合出勤、薪資模組等）
透過這套數位工具，自訂表單可整合流程、彈性調整，讓申請簽核更快、更準、容易管理。
自訂表單與一般表單有何不同？
相較於紙本或 Google 表單這類格式固定、功能受限的工具，自訂表單具有更高的彈性與整合性。以下為兩者差異比較：
| 項目 | 一般表單（如紙本／Google 表單） | 自訂表單系統 |
| 欄位彈性 | 固定格式，變動需重建 | 自由設計，彈性高 |
| 電子簽核流程 | 無內建流程，需另搭配工具 | 支援多層簽核與通知 |
| 權限設定 | 權限難控管，誰有連結都能填 | 可依職級、部門設定權限 |
| 系統整合 | 難以整合至 HR／ERP 系統 | 可與人資系統中的請假、薪資、出勤模組串接 |
| 資料追蹤與歷程 | 需人工整理 | 自動儲存並可查詢歷程紀錄 |
誰適合使用自訂表單？
對中小企業、新創團隊或人力緊縮的組織來說，自訂表單不只能減少紙本與人工流程，也能提升管理一致性與處理速度。特別是在流程多、需求變動快的情境中，更能發揮彈性優勢。
常見應用情境與表單範例：
- 總務與採購部門：請購單、採購單、耗材申請、公務借用表單
- 財務與會計部門：費用申請、請款、報支、零用金單
- 人資部門：福利補助、遠距辦公、人事評核等申請表
- 一般行政用途：工作日誌、派工單、簽呈、用印、教育訓練等
透過手機或電腦，即可即時填寫，主管也能線上簽核，讓流程從辦公室到現場、倉庫、門市都能順利執行。
企業導入自訂表單有哪些好處？
為了擺脫紙本低效率、Excel 不易控管，越來越多企業選用「104 企業大師」自訂表單。以下是企業在導入後最有感的 5 大優勢：
- 無紙化作業，拉高電子簽核效率：可將請假、請款、報修等流程轉為線上，加快簽核速度，資料自動歸檔，減少遺漏與重複處理。
- 彈性設計，無需寫程式也能上手：內建 18 種表單元件，包含下拉選單、置入檔案、關聯選單等，拖拉即可設計，不需 IT 寫程式，單人即可完成表單建立與優化。
- 支援跨平台使用，操作更方便：不論在現場、門市還是居家辦公，員工只需開啟 App 或網頁即可完成填寫與線上簽核。
- 表單可追蹤、查詢紀錄完整：內建歷程與狀態查詢，主管可隨時追蹤流程進度，資料集中、回溯容易，特別適合重視稽核或內控的組織。
- 權限控管嚴謹，資訊更安全：可依職級、部門設定填寫／簽核／查閱權限，並自動推送提醒，避免忘記或誤簽，確保流程安全又可控。
近 1,500 家企業導入，成效數據顯著
自 2024 年 7 月推出以來，截至 2025 年 4 月，104 企業大師的自訂表單功能啟用總家數較初期成長 103%，反映出企業加速導入數位流程、提升簽核效率的迫切需求。
企業廣泛應用於多種情境，前五大使用場景包括：請購單、請款單、用印申請單、福利金申請單及特休遞延單，顯示自訂表單在行政與人資流程中發揮重要作用。
實際成效：大幅節省工時與人力成本
以往使用 Excel 計算薪資，每月需耗費約 56 小時；導入系統後，時間縮短至約 20 小時，每月節省 36 小時，一年可節省 432 小時（約 54 個工作天）。
若以人資人員月薪 30,000 元計算，年節省人力成本約 75,000 元。
法規更新免費支援，降低合規風險
104 企業大師擁有超過 20 年的人資經驗，提供固定的服務顧問，非一般客服中心，能長期了解企業流程、快速回應需求。
此外，104 會在勞動法規變更前，免費更新系統，協助企業即時因應法規調整，避免觸法風險。
根據 111 年度勞動檢查統計，企業最常違反的前三大條文為：勞基法第 24 條：延長工時工資給付不當（占違規比例 21.65%）、勞基法第 32 條：未依規定延長工作時間（占 11.28%）、勞基法第 36 條：未確保每七日中至少一日休息（即一例一休，違規占比 11.08%）。
透過 104 企業大師的即時法規更新與專業顧問，企業更能降低違規風險。
常見表單範例與設計靈感
為了協助企業更有效地設計與應用自訂表單，以下整理四大使用情境、20 種實務範例，以及五款高使用率的自訂表單設計靈感，幫助企業打造實用、易上手的工作流程。
總務採購類：資源申請流程標準化
常見表單範例：請購單、採購單、耗材申請單、公務借用單
- 欄位建議：申請人、部門、申請日期、項目名稱、數量、預算金額、用途說明
- 流程建議：申請人填寫 → 部門主管審核 → 採購部門確認 → 財務部門核准 → 執行採購（圖 1）
- 設計靈感：請購單—自訂品項、單價與緊急程度，進行跨部門簽核與即時追蹤。
財務會計類：提升報支與付款流程效率
常見表單範例：費用申請單、請款單、報支單、零用金申請單
- 欄位建議：申請人、部門、申請日期、費用項目、金額、發票號碼、附件上傳
- 流程建議：填單 → 部門主管審核 → 財會複核 → 撥款處理
- 設計靈感：費用申請單—可自動計算金額、上傳憑證，報支更快速。
人資管理類：制度落實與員工資料留存
常見表單範例：公司福利申請單、遠距辦公申請單、工作日誌、工作派工單、績效評核表
- 欄位建議：員工姓名、部門、申請事由、起訖時間、主管意見、評核項目
- 流程建議：填寫 → 主管審核 → 人資確認或歸檔
- 設計靈感 1：公司福利申請單—分類管理補助類型，自動對應審核流程。
- 設計靈感 2：遠距辦公申請單—紀錄遠距辦公時間與聯絡方式，兼顧彈性與管理。
- 設計靈感 3：工作日誌—記錄每日任務、時段與成果，主管可據此評核。
行政類：文件管理與內部培訓流程整合
常見表單範例：簽呈單、用印申請單、教育訓練申請單
- 欄位建議：申請人、部門、申請內容、用途說明、附件上傳
- 流程建議：填寫 → 部門主管審核 → 行政承辦確認 → 執行或歸檔
- 補充建議：清楚定義流程後，內部溝通更順，文件紀錄更有依據可循。
這些表單範例不僅幫助企業統一流程、減少重工，也作為導入數位表單系統時的設計參考，促進內部制度的執行力。
如何開始建立你的第一張自訂表單？（操作教學）
自訂表單不只是表單，還是一套完整的申請與簽核解決方案。除了能支援多平台填寫與進度追蹤，還能依需求設計欄位、設定流程邏輯，並與人資系統整合。
以下以「104 企業大師」為例，實際說明如何透過 5 步驟建立自訂表單。
Step 1：命名與分類表單
自訂表單的第一步，必然從命名與分類開始。為了提升後續搜尋與管理效率，系統預設「假勤類」「異動類」「人事文件類」「排班類」等分類供選用，你也能依部門或流程需求，自訂類別，像是「請款類」、「採購類」、「申訴類」等。可進一步設定啟用時間、允許批次簽核，確保表單於正確時間點上線，滿足企業的使用情境。
Step 2：設計表單元件（18 種元件介紹）
使用拖拉操作，從 18 種元件中挑選所需欄位（如文字輸入、下拉選單、檔案上傳等），拖曳至畫布後，即可於彈窗中完成欄位設定與文字說明。每個元件都支援後續修改、刪除或上下挪移，讓表單能靈活調整結構。
Step 3：設定電子簽核流程
根據流程邏輯與簽核層級，建立對應的簽核節點。可指定不同條件（如金額高低）對應不同主管簽核，直接拖曳簽核主管進入流程圖，並設為核准、僅簽章或通知角色。系統同時支援通知設定與信件內容自訂，確保每一位關係人都能即時收到簽核提醒。
Step 4：設定權限與發布
可自訂表單使用權限，設定哪些員工或部門可填寫、審核、查閱，提升資訊安全與流程控管。設定完成後，點擊「發佈」，表單即正式啟用。自此之後，員工可透過 104 企業大師網頁版或 App 進入填寫、簽核、查詢，全面支援不同裝置與操作場景，藉此實現零斷點的執行流程。
Step 5：支援串接 HR 系統、自動傳送出勤資料
終於到最後一步啦！自訂表單可與企業既有的人資系統整合。以「加班申請單」為例，系統可串接加班模組，自動帶入員工加班起訖時間，資料將同步傳送至出勤紀錄。這樣的整合機制能避免重複輸入，減少人為錯誤，一口氣為人資部門省下往返核對的時間。
自訂表單常見問答（FAQ）
在協助 1,500 家企業導入數位表單的過程中，104 企業大師累積了許多實務經驗，也整理出導入「自訂表單」最常詢問的問題。無論你是剛接觸線上表單的新手，或是正考慮進一步整合 HR 系統的企業用戶，以下常見問答都能協助你更安心上手、穩健推進數位轉型。
Q1：自訂表單怎麼收費？
自訂表單不按張數計費，只要在方案中加選「表單模組」即可不限張數使用。所以建議有興趣的公司選擇「雙模組以上方案」，可同時搭配「打卡／表單」與「自訂表單」功能，將表單申請、簽核、出勤等流程一次整合，不需額外付費。
Q2：自訂表單適合什麼規模的公司使用？
舉凡 3 人新創至 200 人的中小企業，自訂表單都能按照內部流程量身打造，所以很適合人力有限或流程多樣的團隊。
Q3：員工在手機上也能完成填寫與簽核嗎？
可以。透過網頁與 App，員工能即時提交與簽核表單，無論身處辦公室或外勤現場，都能隨時登入填寫。
Q4：自訂表單是否支援多語系介面？
支援。以 104 企業大師為例，除了基本的繁體中文與英文之外，也在 2025 年 5 月後支援越南文、印尼文介面，方便多國員工使用。
Q5：自訂表單是否可與其他人資系統整合？
可串接出勤、加班、請假、薪資等人資模組，將填單資訊回拋至系統中，減少重工與誤差。
現在開始打造你的企業表單管理系統
自訂表單不只是把紙本流程搬上線，更是優化營運效率、落實制度管理的關鍵起點。藉由 104 企業大師，你能一次整合簽核流程、權限控管與人資系統，讓表單管理更輕鬆、更有系統。
所以，無論你是中小企業、跨部門團隊，或是有多語系協作需求的組織，都能快速上手、靈活運用。現在就開始打造你的第一張自訂表單，將繁瑣流程變簡單，也讓每位夥伴都能更專注在重要的工作上。
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