電子簽核如何助威企業數位轉型？從效率、安全到產業實例完整解析

面對 ESG 永續與 AI 自動化浪潮，企業要維持競爭力，光靠傳統流程已經跟不上。特別是在電子資訊、半導體、建築營造與製造業等講求效率的產業，若流程還停留在紙本與人工傳遞，不僅效率偏低，也容易因資訊延遲而錯失良機。這時，導入電子簽核、搭配自訂表單，成為企業實現數位轉型的起點，幫助團隊更快處理行政流程、同步資訊、降低作業風險。

本文目錄
➤ 為什麼企業現在應該導入電子簽核？
➤ 電子簽核的三大關鍵優勢，幫你把流程跑得更快、更穩、更省力
➤ 電子簽核 vs 電子簽名 vs 數位簽章，有何不同？
➤ 電子簽名的三種標準類型
➤ 電子簽核的功能與流程對照表
➤ 電子簽核整合 HR 流程的應用情境
➤ 不同行業如何受益？三大產業實例
➤ 電子簽核系統推薦 104 企業大師

為什麼企業現在應該導入電子簽核？

根據 wrk.com 統計，全球 IT 自動化市場預估將從 2020 年的 98 億美元成長到 2026 年的 196 億美元，代表企業對流程數位化與自動化的需求只會越來越高。

對企業來說，電子簽核不只是節省時間與人力，更是擺脫紙本限制、強化營運彈性與內部控管的好幫手。尤其在人資、財務、行政等單位，若流程還仰賴紙本簽呈與口頭傳遞，常會遇到表單卡關、責任不清或簽錯人的問題，不僅浪費時間，還可能拖慢決策進度。

電子簽核的三大關鍵優勢，幫你把流程跑得更快、更穩、更省力

與其被表單追著跑，不如讓系統自動幫你處理。以下三大優勢，讓電子簽核成為企業最實用的流程升級工具：

一、流程不卡關，主管不在也能馬上簽

最常見的狀況就是「表單送出去了，主管不在就卡住了」。尤其請款、採購、用印這些流程越快跑完越好，不能等人回來才處理。有了電子表單，主管出差也能用手機簽，系統還會自動提醒該簽的人，避免漏簽或延誤。不管辦公室還是遠端，流程照樣跑得完，人資也不用每天花時間追單據、整理紙本。

二、權限設定清楚，誰該簽、什麼時候簽都一目了然

電子簽核可以設定各種簽核邏輯，例如金額超過一定數字就跳主管、法務文件只有特定人能開啟，全都能客製。每一筆簽名都有完整歷程和時間戳記，還能搭配加密與雙重驗證，讓文件不會亂傳也不會改錯。這樣一來，資料更安全，稽核、查帳也更方便，不怕臨時回查歷程卻找不到。

三、表單不用重複填，資料自己幫你同步好

以前一份表單填完，可能要再開 Excel 人工抄一次，很容易出錯。現在簽完表單，像是出勤、薪資異動等資料可以自動寫入系統，不用再手動輸入。人資不但省時，也能降低錯誤率。特別像是請假單、加班單這些每天都在跑的表單，整合後效率提升非常有感，不再浪費時間做重工。

電子簽核 vs 電子簽名 vs 數位簽章，有何不同？

電子簽核、電子簽名與數位簽章常被混為一談，但實際上用途不同，分別解決的是流程管理、身分驗證與法律效力三大面向。理解其中差異，有助於企業挑對工具，建立穩健的作業制度。

企業日常像預算申請、請假報支、採購與合約蓋章等，都涉及簽核流程。既然紙本流程容易拖慢進度，不如用電子簽核，讓主管即時簽核、流程不中斷，簽核進度也能清楚透明。

若需要確認簽署人身分並確保文件未被竄改，則應搭配電子簽名或數位簽章，特別是在對外合約與法律文件時，更能保障文件真實性與法律效力。

類型	定義與用途	安全性	適用情境
電子簽核（Electronic Approval）	表單流程設計與線上簽核執行，強調審批邏輯與權限管理	權限設定、流程有跡可循	跨部門審批、請假報支、內部行政流程
電子簽名（Electronic Signature）	廣泛的數位簽署方式，如勾選同意框、插入簽名圖檔	中：保留簽署時間、IP 等操作資訊	請假單、內部聲明等低風險流程
數位簽章（Digital Signature）	使用數位憑證及加密技術，用來驗證簽署者身分並確保文件未遭竄改	高：法律效力等同親簽	對外合約、財務授權、跨國協議

你可以理解成這樣：內部像請假、報支這類日常流程，用電子簽核搭配電子簽名就就足夠，流程清楚、紀錄也完整。

但如果是合約、授權等法律文件，建議再加上數位簽章，除了能驗身、確保文件都不能亂改，整體保障更周全。

電子簽名的三種標準類型是什麼？

雖然市面上電子簽名工具很多，但根據歐盟 eIDAS 法規，電子簽名其實可以依照技術強度與法律效力分為三種類型，企業在評選工具時，可根據文件的風險層級與使用情境，選擇合適的類型：

1. SES（簡易型電子簽名）：操作最簡單、最普遍的簽署方式，例如輸入姓名、勾選「我同意」、插入簽名圖檔（JPG、PNG）等。適用於內部請假、出缺勤簽到、內部聲明等低風險流程。但缺乏加密或身分驗證機制，所以不適合用於對外或法律敏感文件。
2. AES（進階型電子簽名）：結合公開金鑰加密技術（PKI）與數位憑證，可驗證簽署身分，並確保文件不可竄改。簽署過程中，系統會產生對應的簽章紀錄，可追溯並佐證簽署真實性。適合用於中風險流程，如勞動契約、財務報支、部門間協議與採購核准等。
3. QES（合格型電子簽名）：屬於技術與法律效力最完整的簽名類型，必須透過歐盟認可的信任服務機構（QTSP）發出，並進行實名驗證（如視訊認證或現場查驗）。QES 在歐盟法規中享有與親筆簽名同等的法律效力，適用於高度敏感或高價值場景，例如跨國合約、法律文件、財務授權或政府資料交換等。

電子簽核的功能與流程對照表

電子簽核不只是把紙本簽呈變成線上操作，而是讓簽核流程更清楚、方便管理。一個完整的簽核流程，不外乎經過以下五個步驟：建立表單 → 設定簽核邏輯 → 傳送簽署 → 各方完成簽署 → 資料整合與後續執行。

從表單設計、權限設定、行動簽核，到資料同步與法遵提醒，電子簽核系統的各項功能，就是為了使流程更順、不容易出錯。有些系統也會搭配法規自動更新、風險提示與稽核機制，幫助企業主動因應勞檢，強化每份文件的法律效力與合規性。

下面整理電子簽核系統的重點功能，協助你判斷：哪些工具能真正解決團隊目前在簽核、行政上的困擾？

步驟	功能名稱	功能說明	主要目標／好處
① 建立表單	表單範本	一鍵複製常用表單（請假、報支、異動等），與組織圖權限自動連動。	快速啟用電子簽核，不需從零設計，減少學習成本
	自訂格式	支援多種欄位元件（計算、附件上傳、下拉選單等），可帶入部門與員工資料，自由調整欄位。	滿足不同部門的流程需求，靈活調整內容格式
② 設定簽核邏輯	簽核權限與條件設定	可設定多關簽核，依據職務、部門、金額等條件分流流程，自訂角色與審批規則。	清楚定義誰該簽、什麼條件下簽，落實流程規範，避免責任模糊
③ 開始送簽，正式啟動簽核程序	不限裝置操作	員工可透過網頁或手機 App 填單與送出申請，主管也能遠端審批。	行動辦公不中斷，主管出差也不影響進度
	批次簽核介面	主管可一次查看所有待簽文件，集中批次處理，並追蹤簽核進度。	節省簽核時間，提升處理效率，降低遺漏與重複確認負擔
④ 各方完成簽署	稽核軌跡完整記錄	每位簽署人完成電子簽名後，系統會記錄簽署姓名、Email、簽署時間和地點位置，並與文件綁定儲存。	提供可追溯的簽署證明，清楚掌握簽名責任歸屬，也利於應付稽核或法律查驗
⑤ 資料整合與後續執行	自動同步資料	可串接打卡機、POS、考勤與人資系統，自動整併表單資訊如加班、請假等。	減少人工重工及出錯，提升資料一致性，省下人資行政時間
	自動勞檢檢測報告	系統定期比對排班、出勤、薪資等設定，產出違規提醒與設定修正引導。​	主動符合法規，降低勞檢風險

電子簽核整合 HR 流程的應用情境

• 入離職辦理：一站式簽核交接、同步建檔
  • HR 可透過電子簽核系統套用「入職文件」、「勞健保申請」、「離職申請」等表單範本，按照部門、職級自動派送表單。簽核流程可設定部門主管、人資、IT、財會等多關單位，並透過條件式邏輯，自動決定誰需參與簽署。簽署完成後，所有文件自動歸檔到人事系統，不需人工歸檔或掃描。
• 請假、加班與出勤申請：行動操作、簽核即時
  • 員工可從電腦或手機 App 提出請假、加班、銷假、時數補登等申請，主管收到即時推播通知，不受地點限制，即可核准或駁回。每一份表單皆可設定「簽核順序」、「加簽人」與「通知對象」，並同步記錄簽核時間與簽署者，具備法律效力。完成後，系統自動將出勤資料同步至考勤或薪資系統。
• 出差與報支申請：連動預支款項、自動計算與歸檔
  • 員工上傳費用明細與收據，系統可自動計算交通、住宿、膳食費等總金額，並扣除預支款。HR 可自選是否納入薪資項目，勾選之後，系統即與薪資模組串接，整筆費用列入個人薪資加扣項。表單可設定由出差單位主管與財務承辦人共同簽核，確保撥款流程安全透明。
• 內部晉升與薪資異動：簽核流程清楚，決策不再卡關
  • 當主管一送出調薪或升遷申請，系統就會自動啟動分層簽核流程，依調幅大小分流給不同主管審批。過程中也能彈性加簽、發信通知，讓流程不會卡在某一關。而且每一步都有紀錄，方便事後查詢，也讓高層能清楚掌握每筆調薪的決策依據。
• 請購與總務流程：格式自訂、條件式簽核提升效率
  • 企業可自訂請購表單格式，設定必填欄位如申請金額、預算代號、採購項目等，並加入數量計算、自動總價等元件。系統支援依申請金額或物品類型，指定不同主管審核流程，避免錯簽或跳簽。資料完成後自動歸入財務檔案，不需人工收集。
• 用印申請：集中管理印章使用權限與紀錄
  • 申請人在線上填寫用印事由、印章類型與預計用途，並上傳文件副本，主管或授權人即可遠端審核與批准。印章申請表單統一流入系統待簽清單，流程歷程全數記錄於後台稽核資料中，降低內控風險、提升管理透明度。
• 教育訓練與外部課程申請：流程順、回報快
  • 員工可自行填寫課程名稱、訓練目的、預估費用等資訊，系統可設定是否需要主管核准或部門預算控管，亦可設定是否事後補單。簽核完成後，表單即存入訓練紀錄，方便 HR 匯總統計、申報學習補助或年度績效佐證。

HR 流程常見瓶頸在於表單確認反覆、簽核延誤。電子簽核可協助從建立表單到資料歸檔，全程自動推進並可追蹤。以下整理各項人資流程，說明系統如何拉升效率、落實制度與確保紀錄完整。

不同行業如何受益？三大產業實例

電子簽核系統不只是行政流程的數位化，更能因應各行各業的營運模式，解決流程卡關、簽核延遲與資訊落差等痛點。以下是三個產業的典型應用場景與實際效益：

電子資訊 / 半導體業：加速決策、強化控管

電子資訊與半導體產業講求高效率與高安全，日常流程涵蓋研發變更、帳號權限開通、NDA 簽署到試產申請，幾乎都涉及跨部門多層級的決策。透過電子簽核搭配自訂表單，可將流程標準化並設定條件式簽核，例如，依金額高低自動指派主管，讓即使不在辦公室的決策者也能即時處理。

系統支援行動裝置操作與自動提醒功能，提升簽核效率，同時所有操作紀錄將自動留存，可與 ERP、HR 系統整合，確保資訊即時同步、符合稽核與法遵需求，進一步強化企業的內控與營運彈性。

建築營造 / 不動產業：現場簽署、縮短流程

建築與不動產業經常面臨「人員分散、流程複雜、溝通延遲」的挑戰。傳統的工程變更、請款或用印需求需依賴紙本傳遞，流程慢且易出錯。電子簽核讓現場人員可透過手機或平板填寫表單、上傳資料、即時送簽，根據案型自動送交相關單位批核，從現場到辦公室流程不中斷。

例如，進度款申請流程可全程線上完成，包含附件、簽核、撥款流程一次整合，減少往返與爭議。對外而言，產權文件也能透過具法律效力的數位簽章遠端完成簽署，提升專業度與客戶滿意度，顯著優化內外部協作。

一般製造業：標準化流程、加速跨廠運作

製造業內部仰賴大量 SOP 與多部門合作，例如請購、品管、維修申請等表單量大且環節繁多，稍有延遲就可能影響生產排程。電子簽核系統可依企業現有流程快速建立數位表單，並結合組織結構設定審批規則，讓主管可統一批簽待辦、提高處理效率。

系統大多支援出勤與薪資模組串接，例如加班申請通過後，自動寫入出勤紀錄，減少人為錯誤與資料重工。特別對於多據點或跨廠協作的製造企業，線上簽核流程能即時傳達執行決策，為 SOP 執行提供穩定且可追溯的支撐，加速企業朝無紙化、智慧製造邁進。

電子簽核系統推薦 104 企業大師

如果你正在尋找一套能同時支援多流程簽核、跨部門協作，並且操作門檻低、容易上手的電子簽核工具，不妨前往試用 104 企業大師；這套系統特別針對人資與行政作業設計，整合「自訂表單」、「簽核流程」、「權限控管」與「資料串接」等多項功能，不僅能加速日常作業，更讓組織制度落實有依據：

• 拖拉點選即可設計表單：無需寫程式，支援 18 種元件（欄位輸入、附件上傳、數值計算等），快速建出符合部門需求的請假、報支、異動等各類表單。
• 簽核條件自由設定：可依職務、金額、文件類型建立多層簽核關卡，支援加簽、指定簽核人與通知對象，流程彈性高也清楚。
• 整合出勤與薪資系統：表單簽核完成後，可自動同步到打卡、薪資、考勤模組，省去人資手動紀錄與核對。
• 資料儲存安全，符合法規：每份簽名都有完整紀錄（含時間、身分），文件集中管理並備有稽核軌跡，安心應對法遵與內部稽核需求。

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